BMF ergänzt Regeln zur E-Rechnung: Was Reinigungsfirmen und Hotels jetzt prüfen sollten

Am 15. Oktober 2026 hat das Bundesfinanzministerium zusätzliche Vorgaben zur elektronischen Rechnung nachgereicht^[2]. Für Reinigungsfirmen, die Hotels monatlich ihre Leistungen berechnen, und für die Buchhaltung der Hotels ist der Zeitpunkt wichtig: Die erste allgemeine Übergangsfrist für das Ausstellen von E-Rechnungen läuft am 31.12.2026 aus^[1].

Was das Schreiben regelt

Laut der Auswertung von PwC beanstandet die Finanzverwaltung E-Rechnungen mit Ausstellungsdatum spätestens am 31. Dezember 2026 nicht, auch nicht beim Vorsteuerabzug. Voraussetzung ist, dass diese Rechnungen die Vorgaben der beiden früheren BMF-Schreiben zur E-Rechnung bereits erfüllen und lediglich die neuen Zusatzvorgaben noch fehlen^[2]. Wer die früheren Anforderungen nicht einhält, kann sich auf diese Erleichterung also nicht stützen.

Haufe hebt mehrere weitere Punkte hervor. Ob eine E-Rechnung gültig ist, hängt grundsätzlich nicht davon ab, dass sie vorher technisch validiert wurde^[1]. Ein eigenes Prüfwerkzeug vom Staat wird es dafür nicht geben^[1]. Wer eine andere Rechnungsform nutzt, obwohl eine E-Rechnung vorgeschrieben wäre, handelt damit nicht ordnungswidrig im Sinne von Absatz 2 Nummer 1 des § 26a UStG^[1]. Muss eine E-Rechnung korrigiert werden, kann der Empfänger dies unter bestimmten Voraussetzungen über eine Gutschrift tun^[1]. Welche Bedingungen dafür erfüllt sein müssen, nennt das Schreiben. Klären Sie diese vorab mit Ihrem Vertragspartner und Ihrer Steuerberatung, bevor Sie dieses Verfahren nutzen.

Fristen für kleinere Reinigungsfirmen

Viele Reinigungsunternehmen, die Hotels betreuen, sind kleine Betriebe. Lag der Jahresumsatz 2026 bei höchstens 800.000 EUR, bleibt mehr Zeit für die Umstellung^[1]. Diese längere Frist reicht bis zum 31.12.2027^[1]. Ob Ihr Betrieb darunter fällt, hängt vom tatsächlichen Umsatz 2026 ab. Für Kleinunternehmer können beim Ausstellen von Rechnungen eigene Regeln gelten. Prüfen Sie mit Ihrer Steuerberatung, welche Pflichten und Fristen für Ihren Betrieb tatsächlich gelten.

Rechnungen über kleine Beträge, also mit einer Gesamtsumme von höchstens 250 EUR gemäß § 33 UStDV, fallen nicht unter die Pflicht zur E-Rechnung^[1]. Für die übliche Monatsrechnung eines Reinigungsdienstleisters an ein Hotel dürfte diese Grenze selten greifen.

Was Hotels beim Empfang beachten

Unabhängig von den Übergangsfristen beim Ausstellen gilt: Unternehmen als Rechnungsempfänger müssen bereits seit dem 1.1.2025 E-Rechnungen entgegennehmen und ordnungsgemäß aufbewahren können^[1]. Hotels sollten daher klären, an welche Adresse ihre Dienstleister E-Rechnungen schicken und wie diese zusammen mit dem Leistungsnachweis abgelegt werden. Dieser Artikel ist keine Steuerberatung. Für die Umsetzung im eigenen Betrieb prüfen Sie das BMF-Schreiben mit Ihrer Beraterin oder Ihrem Berater.

ARPCLEAN-Einordnung

Was bedeutet das für Housekeeping?

Für Reinigungsfirmen

• Umsatz 2026 klären: Prüfen Sie mit Ihrer Steuerberatung, ob Ihr Umsatz höchstens 800.000 EUR beträgt und damit die Frist bis 31.12.2027 gilt, oder ob für Sie als Kleinunternehmer eigene Regeln greifen.
• Rechnungsweg abstimmen: Klären Sie mit jedem Hotel vor Jahresende, auf welchem Weg und an welche Adresse die Monatsrechnung künftig geht.
• Korrekturen planen: Klären Sie mit Hotel und Steuerberatung, ob und unter welchen Voraussetzungen Abweichungen zwischen Leistungsnachweis und Rechnung per Gutschrift berichtigt werden können.

Für Hotels

• Empfang sicherstellen: Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltung E-Rechnungen der Reinigungsfirma empfangen und archivieren kann.
• Monatsabgleich: Legen Sie fest, wie Leistungsnachweis und E-Rechnung beim Monatsabschluss zusammengeführt werden.

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