Welche Daten bekommt eine Reinigungsfirma vom Hotel?
ARPCLEAN ist eine Software für die Hotelreinigung und liest die Zimmerdaten aus einem Report, den Opera selbst verschickt. Was in diesem Report steht, stellt das Hotel ein. In der Regel steht auf der gedruckten Liste, die morgens im Flur liegt, mehr.
Dieser Ablauf läuft seit Monaten in einem echten Hotel. Die Zahl der Häuser ist noch klein, das sagen wir dazu.
Weniger als auf dem Papier
Die gedruckte Zimmerliste, die eine Etagenkraft morgens in die Hand bekommt, trägt in der Regel auch den Gastnamen. Für die Arbeit in ARPCLEAN genügen Zimmernummer, Reinigungsstatus, Abreise und Anreise.
Auf der gedruckten Liste steht in der Regel
- Zimmernummer
- Reinigungsstatus
- An- und Abreise
- Gastname
- teils VIP-Kennzeichen und Sonderwünsche
Für ARPCLEAN genügt
- Zimmernummer
- Reinigungsstatus
- Abreise
- Anreise
Diese Felder liest ARPCLEAN nicht aus
Nationalität, Ausweisdaten, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Mitgliedsnummer werden nicht ausgelesen, auch wenn sie in der Datei stehen. Sie erscheinen in keiner Ansicht und in keinem Bericht.
Drei Stufen, und das Hotel wählt aus
Die Auswahl passiert im Opera des Hotels, bevor irgendetwas das Haus verlässt. Wir bekommen die Datei so, wie das Hotel sie erzeugt hat.
| Was das Hotel sendet | Gastdaten darin |
|---|---|
| hk_details.xml | Keine. Nur Zimmer und Reinigungsstatus |
| Task Sheet, „Show Guest Name“ aus | Kein Name. Zimmer, Status, Anreise, Abreise |
| Task Sheet, Name an | Die Angabe, die auf der gedruckten Liste ohnehin steht |
Wir haben keinen Zugang zum PMS
Kein Login, keine Datenbankverbindung, keine Leseberechtigung. Opera verschickt den Report mit dem eigenen Zeitplan an eine Adresse.
Der Weg ist einseitig
Die Datei kommt bei uns an. Einen Rückweg in das Hotelsystem gibt es nicht.
Kein Projekt für die IT
Niemand muss eine Leitung öffnen oder eine Schnittstelle freischalten. Der Report existiert im Haus bereits.
Das Hotel behält den Schalter
Zeitplan deaktivieren, und es kommt nichts mehr an. Dafür braucht es uns nicht.
Die Datenschutzbeauftragte des Hotels wird nicht gebeten, eine neue Datenleitung zu öffnen. Sie wird gebeten, einen Report freizugeben, den das Haus ohnehin jeden Tag druckt.
Für ein Haus auf Papier ist das ein Gewinn
Der Vergleich, auf den es ankommt, ist nicht ARPCLEAN gegen eine perfekte Welt. Es ist ARPCLEAN gegen den Ausdruck von heute Morgen.
Heute
Die Liste geht morgens an die Reinigungskraft. In der Praxis wird sie abfotografiert und über WhatsApp weitergegeben. Ab diesem Moment weiß das Hotel nicht mehr, wo diese Namen liegen. Behält jemand das Foto, erfährt es niemand.
Mit ARPCLEAN
Das Hotel kann wählen, dass gar kein Name übertragen wird. Dann gibt es auch nichts zu fotografieren. Entscheidet sich das Haus für die Namen, sieht die Etagenkraft dieselbe Angabe wie auf dem Zettel, nur an einen Zugang gebunden.
Ein Zugang hängt an einer Person und lässt sich zurücknehmen. Ein Ausdruck und ein privater Chat lassen sich nicht zurücknehmen.
Wo die Daten liegen
Betrieb und Speicherung liegen bei der Nitro Cloud LTD in Ruse, Bulgarien. Die Daten bleiben innerhalb der EU.
Was Datenschutzbeauftragte uns fragen
Ja. Das Hotel kann den Report so einstellen, dass kein Name enthalten ist. Mit hk_details.xml enthält die Datei überhaupt keine Gastdaten, nur Zimmer und Reinigungsstatus.
Die Reinigungsfirma arbeitet für das Hotel als Auftragsverarbeiterin, ein AVV zwischen beiden sollte ohnehin bestehen. Was sich ändert, ist der Träger: statt eines Ausdrucks eine Datei.
Zimmernummer, Reinigungsstatus, Anreise, Abreise, Anzahl Erwachsene und Kinder, VIP-Kennzeichen und, wenn das Hotel es sendet, den Gastnamen. Nationalität, Ausweisdaten, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail und Mitgliedsnummer werden nicht ausgelesen.
In Opera Cloud unter Reports → Manage Reports → Task Sheet Report, Report Style Type 8, im Block „Include“ als Kontrollkästchen „Show Guest Name“. Ist es nicht gesetzt, steht in der erzeugten Datei kein Name.
Ja. Der Zeitplan liegt in Opera und damit im Haus. Wird er deaktiviert, kommt bei uns nichts mehr an.
Bei der Nitro Cloud LTD in Ruse, Bulgarien, innerhalb der EU. Die weiteren beteiligten Dienstleister stehen auf der Seite zu den Unterauftragsverarbeitern.
Der Text steht online und ist als Entwurf gekennzeichnet, er befindet sich in anwaltlicher Prüfung. Sprechen Sie uns an, wenn Sie ihn vorab durchsehen möchten.
Eine Frage, die wir hier nicht beantwortet haben?
Schreiben Sie uns die Frage, die Ihre Datenschutzbeauftragte stellen würde. Wir antworten mit dem Feldnamen und dem Ort der Einstellung.