NRW: Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb jetzt bis zum EU-Schwellenwert zulässig

Stellen des Landes Nordrhein-Westfalen dürfen seit dem 1. Oktober 2026 Liefer- und Dienstleistungen per Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb vergeben, und zwar bis zum jeweils geltenden EU-Schwellenwert^[1]. Ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb bleibt die Grenze bei 100.000 Euro netto (geschätzter Wert), darüber müssen die Gründe für den Verzicht dokumentiert werden^[1]. Für Reinigungsfirmen, die neben Hotels auch Gebäude von Landesbehörden oder Landeseinrichtungen in NRW reinigen, ändert sich damit, wie solche Aufträge auf den Markt kommen. Wichtig: Es geht um öffentliche Vergaben des Landes NRW. Für die Vergabe von Reinigungsleistungen durch private Hotels gilt diese Regel nicht, sie ist hier nur ein Beispiel aus dem Nachbarmarkt.

Was sich genau ändert

Die Wertgrenze für dieses Verfahren wurde angehoben. Jetzt können die Vergabestellen bis zur EU-Schwelle mit Bietern verhandeln, sofern sie vorher einen Teilnahmewettbewerb durchführen^[1]. Dieselbe Öffnung gilt für Freihändige Vergaben bei Bauleistungen^[1]. Das Land will den Vergabestellen damit mehr Spielraum geben und den Verwaltungsaufwand senken^[1]. Nach Angaben des Finanzministeriums NRW sollen die Verfahren schneller werden und die Teilnahme für Unternehmen attraktiver^[1].

Verzichtet eine Vergabestelle ganz auf einen Teilnahmewettbewerb, geht das bis 100.000 Euro ohne Umsatzsteuer weiterhin ohne zusätzliche Begründung^[1]. Auch oberhalb dieser Grenze ist ein solcher Verzicht nicht ausgeschlossen. Die Vergabestelle muss dann aber festhalten, warum sie keinen Teilnahmewettbewerb durchführt^[1]. Wann ein Verzicht im Einzelfall zulässig ist, regelt der Erlass des Finanzministeriums zu den Verwaltungsvorschriften genauer. Prüfen Sie dafür den Wortlaut des Erlasses, bevor Sie daraus Schlüsse für ein konkretes Verfahren ziehen.

Für wen die Regel gilt

Die Änderung steht in den vorläufigen Verwaltungsvorschriften zu § 55 der Landeshaushaltsordnung NRW (VV zu § 55 LHO). Die Landeshaushaltsordnung ist das Haushaltsrecht des Landes, die Vorschriften richten sich deshalb an Landesbehörden und Landeseinrichtungen. Neben diesen Verwaltungsvorschriften gilt in NRW unter anderem das Tariftreue- und Vergabegesetz NRW (TVgG NRW)^[2].

Städte, Gemeinden und Kreise vergeben nach eigenen Vorgaben. Viele Reinigungsaufträge kommen von kommunalen Auftraggebern. Ob dort dieselben Wertgrenzen gelten, ergibt sich nicht aus dieser Änderung. Prüfen Sie deshalb bei jedem kommunalen Kunden, welche Regeln er anwendet, und lesen Sie die Vergabeunterlagen genau.

Einordnung für Reinigungsfirmen

Unterhaltsreinigung für öffentliche Gebäude wird oft über mehrere Jahre vergeben, die geschätzten Auftragswerte sind entsprechend hoch. Bei Landesaufträgen können mehr dieser Vergaben nun in einem Verfahren landen, in dem nach der Bewerbungsphase über Leistung und Preis verhandelt wird. Bauen Sie Ihre Kalkulation pro Quadratmeter oder pro Stunde so auf, dass Sie in einer Verhandlung begründen können, welche Leistung welchen Preis hat. Offene Fragen zu Wertgrenzen und Verfahren klären Sie am besten mit Ihrer Rechtsberatung.

ARPCLEAN-Einordnung

Was bedeutet das für Housekeeping?

Für Reinigungsfirmen

• Landesaufträge beobachten: Prüfen Sie Vergabeplattformen in NRW regelmäßig auf Teilnahmewettbewerbe von Landesbehörden und Landeseinrichtungen.
• Kommunale Kunden prüfen: Klären Sie bei Städten und Kreisen, welche Vergaberegeln und Wertgrenzen dort gelten.
• Verhandlung vorbereiten: Legen Sie für jedes Angebot fest, welche Preispositionen Sie begründen und wo Sie Spielraum haben.

Für Hotels

• Einordnung: Die neue Wertgrenze betrifft nur Vergaben des Landes NRW, nicht Ihre Verträge mit Reinigungsfirmen.

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