VK Bund: Referenz außerhalb des geforderten Zeitraums lässt sich nicht per Aufklärung retten

Die Vergabekammer des Bundes hat mit Beschluss vom 13. Juli 2026 (Az. VK 2-46/26) entschieden, dass eine Referenz nicht gewertet werden kann, wenn sie nicht im geforderten Zeitfenster liegt^[1]. Eine spätere Aufklärung durch den Auftraggeber ersetzt keine falsch ausgefüllte Referenz^[1]. Der Fall betrifft keine Reinigungsleistungen, sondern Planungsleistungen für Bauprojekte^[1]. Es handelt sich um die Entscheidung in einem einzelnen Verfahren, die sich unter anderem auf die VSVgV stützt, und nicht um eine allgemein verbindliche Regel. Die Überlegungen der Kammer zur Wertung von Referenzen können aber auch über VSVgV-Verfahren hinaus von Interesse sein. Für Reinigungsfirmen in öffentlichen Ausschreibungen zeigt der Fall, wie genau Referenzangaben geprüft werden können. Für Aufträge privater Hotels ist er nur als Beispiel zu lesen.

Was passiert war

Der öffentliche Auftraggeber hatte ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb durchgeführt^[1]. Referenzprojekte mussten in einem festgelegten Referenzzeitraum liegen^[1]. Eine Bewerberin erklärte später, sie habe bei zwei Referenzen irrtümlich die Bauzeit des ganzen Projekts eingetragen und nicht den Zeitraum, in dem sie selbst geplant hatte^[1]. Der Auftraggeber ließ beide Referenzen deshalb unberücksichtigt^[1].

Die Vergabekammer bestätigte dieses Vorgehen als rechtmäßig^[1]. Nach ihrer Auffassung ist die Aufklärung kein Weg, eine falsch ausgefüllte Referenz im Nachhinein zu reparieren^[1]. Der Beschluss stützt sich unter anderem auf Vorschriften aus GWB, VgV und VSVgV^[1].

Weitere Punkte und Stand des Verfahrens

Die Kammer hielt außerdem fest, dass abgelehnte Bewerber über ihre Ablehnung zu informieren sind^[1]. Akteneinsicht gibt es nur in dem Umfang, der zur Durchsetzung der eigenen Rechte nötig ist^[1].

Der Beschluss ist noch nicht rechtskräftig. Beim OLG Düsseldorf ist eine sofortige Beschwerde unter dem Aktenzeichen Verg 35/26 anhängig^[1]. Das Ergebnis kann die Bewertung noch verändern.

Was das für Reinigungsfirmen bedeuten kann

Auch in Reinigungsausschreibungen werden häufig Referenzen aus einem bestimmten Zeitraum verlangt. Übertragen auf die Reinigung heißt das: Prüfen Sie, welchen Zeitraum die Bekanntmachung genau verlangt, und tragen Sie exakt diesen ein. Das kann je nach Vorgabe die Laufzeit des gesamten Projekts sein oder ein anderer Zeitraum. Ist die Vorgabe klar und verfehlt die eingetragene Angabe sie, lässt sich das nach diesem Beschluss nicht über eine Aufklärung beheben.

Ist eine Vorgabe unklar, sollten Bewerber laut der Quelle rechtzeitig eine Bewerberfrage stellen^[1]. Ob eine Referenz im Einzelfall passt und ob sich die Überlegungen der Kammer auf Ihr Verfahren übertragen lassen, prüfen Sie am besten mit Ihrer Vergabe- oder Rechtsberatung.

ARPCLEAN-Einordnung

Was bedeutet das für Housekeeping?

Für Reinigungsfirmen

• Referenzzeiträume: Lesen Sie vor jeder Abgabe, welchen Zeitraum die Bekanntmachung verlangt, und tragen Sie genau diesen ein.
• Mindestanforderungen: Prüfen Sie jede Referenz gegen alle klar geforderten Kriterien, nicht nur gegen das Datum.
• Vier-Augen-Prüfung: Lassen Sie Referenzlisten von einer zweiten Person gegen Verträge und Rechnungen prüfen.
• Bewerberfragen: Stellen Sie unklare Vorgaben zum Referenzzeitraum vor Fristablauf als Frage an den Auftraggeber.
• Verfahren beobachten: Verfolgen Sie die Entscheidung des OLG Düsseldorf zum Az. Verg 35/26.

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