Zimmer auf Reinigungskräfte verteilen

Zimmerverteilung im Housekeeping vom Telefon des Teamleiters

Die Reviereinteilung übernimmt in ARPCLEAN der Teamleiter, und zwar vollständig auf dem Telefon. Das Video begleitet ein Berliner Hotel um acht Uhr morgens: Noch ist kein Zimmer vergeben, noch hat niemand mit der Reinigung angefangen, und 209 Zimmer stehen für den Tag an. Am Ende hat jedes davon ein Revier, ohne dass der Teamleiter dafür einen Rechner gebraucht hätte.

Der Ablauf hat drei Abschnitte. Zuerst wird die Anwesenheit bestätigt, dann trifft die Zimmerliste des Hotels ein, und danach werden die Zimmer auf die anwesenden Reinigungskräfte verteilt. Jeder Abschnitt hat seinen eigenen Bildschirm.

Anwesenheit bestätigen im Morgencheck

Der Morgencheck steht ganz oben auf der Hauptseite des Teamleiters. Alle Personen aus dem Dienstplan des Tages sind bereits als anwesend eingetragen. Der Teamleiter muss also nur festhalten, wer fehlt.

Ist jemand nicht erschienen, genügt ein Tippen auf das Minus neben dem Namen. Die Person wandert in die Liste Abwesend direkt darunter, und die Zahl der Anwesenden sinkt um eins. Kommt sie später doch noch, holt das Plus neben dem Namen sie wieder in die Liste Anwesend. Mit der Bestätigung ist die Anwesenheit für den Tag abgeschlossen, und die Karte auf der Hauptseite wird grün.

Dieser Schritt hat eine Folge für alles Weitere: Zimmer können nur Personen aus der bestätigten Anwesenheitsliste zugewiesen werden. Wer fehlt, bekommt auch versehentlich kein Revier. Das verhindert, dass am späten Vormittag eine Etage bei jemandem liegt, der gar nicht im Haus ist.

Aufgabenblatt ausstehend: auf die Zimmerliste warten

Auch mit bestätigtem Team gibt es manchmal noch nichts zu verteilen. Dann zeigt die Karte Aufgabenblatt ausstehend. Die Zimmerliste für den Tag erzeugt das PMS des Hotels, nicht die Reinigungsfirma, und an manchen Morgen ist sie schlicht noch nicht angekommen.

An dieser Stelle muss der Teamleiter nichts reparieren. Er wartet auf die Übertragung aus dem Hotelsystem. Nur wenn dieses System tatsächlich ausgefallen ist, tippt er die Zimmer selbst ein. Sobald die Liste eintrifft, aktualisiert sich der Bildschirm von selbst. Im Video stehen danach 209 Zimmer für den Tag bereit.

Die Zimmer des Tages nach Etagen lesen

Unter Aufgaben erscheinen die heutigen Zimmer etagenweise. Die erste Etage im Beispiel hat 38 Zimmer, keines davon zugewiesen, die nächste Etage folgt darunter.

Die Farbe sagt dem Teamleiter, welche Reinigung ansteht, bevor jemand die Tür öffnet. Rot steht für Abreise: Der Gast checkt heute aus, das Zimmer wird komplett neu hergerichtet. Blau steht für Bleiben: Der Gast übernachtet noch eine Nacht im selben Zimmer. Manche roten Zimmer tragen zusätzlich in der unteren rechten Ecke ein kleines oranges Personensymbol. Es bedeutet, dass der Gast noch im Zimmer ist, und die Reinigungskraft weiß das, bevor sie dort anklopft. Über eine ganze Etage betrachtet zeigt das Verhältnis von Rot und Blau den tatsächlichen Aufwand, und genau danach richtet sich die Einteilung.

Gelegentlich steht ein Zimmer auf der Liste, das gar nicht gereinigt werden muss. Ein langer Druck auf das Zimmer öffnet dessen Status mit drei Optionen: Reinigung überspringen, Bereits sauber und Hotel gereinigt. Die letzte Option ist für Zimmer gedacht, die hoteleigenes Personal übernommen hat.

In der Regel ist dieser Status schon gesetzt, wenn das Hotelsystem die Zimmerliste liefert, sodass der Teamleiter hier selten eingreift. Die drei Optionen sind für die Ausnahme da, die das Telefon erreicht, bevor sie im PMS steht.

Zimmer einzeln, reihenweise oder etagenweise auswählen

Für die Auswahl gibt es drei Wege, und sie lassen sich kombinieren.

1. Einzelne Zimmer antippen. Die Leiste am unteren Bildschirmrand zählt mit jedem Tippen hoch.
2. Das erste Zimmer einer Reihe doppelt antippen, um die komplette Reihe auszuwählen. Wiederholt man das Doppeltippen an derselben Stelle, ist die Reihe wieder abgewählt.
3. Alle auswählen nimmt die gesamte Etage, im Beispiel alle 38 Zimmer auf einmal.

Nach Alle auswählen folgt meist eine kleine Korrektur: Der Teamleiter nimmt die wenigen Zimmer wieder heraus, die für eine andere Person vorgesehen sind. Drei raus, 35 bleiben. Egal auf welchem Weg die Auswahl entstanden ist, in der Leiste unten steht jederzeit die aktuelle Zahl der markierten Zimmer. Zählen muss niemand.

Revier zuweisen, auch an Buddy-Gruppen

Zuweisen zeigt alle Personen an, die für die Auswahl infrage kommen. An erster Stelle steht der Teamleiter selbst, weil er an einem vollen Morgen ebenfalls Zimmer reinigen kann. Dann kommen die Paare, zuletzt die Reinigungskräfte, die für sich allein arbeiten.

Rechts neben jedem Namen steht, wie viele Zimmer diese Person heute bereits hat. Diese Zahl ist dafür da, die Auslastung vor jeder weiteren Zuweisung zu vergleichen. Niemand soll erst am Schichtende merken, dass eine Reinigungskraft doppelt so viele Zimmer hatte wie eine andere.

Eine Buddy-Gruppe sind zwei Personen mit einem gemeinsamen Revier: Sie reinigen dieselben Zimmer zu zweit. Das können Eheleute sein, zwei Freunde oder einfach zwei Reinigungskräfte, die im Tandem schneller vorankommen. In der Liste belegen sie eine gemeinsame Zeile. Wird ein Block dem Paar zugewiesen, zeigen beide Telefone dieselben Zimmer, weil beide daran arbeiten. Jede der beiden Personen kann daneben weiterhin eigene Zimmer haben.

Ein Tippen auf den Namen, und im Beispiel haben die 35 ausgewählten Zimmer ihr Revier.

Wohin zugewiesene Zimmer wandern

Sobald Zimmer vergeben sind, tauchen sie im Raster Nicht zugewiesene Aufgaben nicht mehr auf, und die noch offenen rücken nach. Verloren geht dabei nichts: Die vergebenen Zimmer liegen jetzt unter Prüfen.

Prüfen gliedert den restlichen Tag nach Personen. Jede Überschrift gehört zu einer Reinigungskraft oder einem Paar, darunter die Zimmer und ein Zähler für die erledigten. Direkt nach der Zuweisung steht dieser Zähler bei null von 35, weil die Reinigung noch nicht begonnen hat. Die Arbeitsteilung der beiden Bildschirme ist einfach: Unter Aufgaben wird der Tag geplant, unter Prüfen wird die Arbeit verfolgt.

Die übrigen Etagen laufen genauso: Etage wählen, Person oder Paar wählen, weiter. Ist auch das letzte Zimmer vergeben, bleibt das Raster leer und meldet Alle zugewiesen. Die Hauptseite bestätigt dasselbe in Grün: Alle 209 Aufgaben zugewiesen. Das ist die komplette Reviereinteilung für ein Hotel mit 209 Zimmern, erledigt in wenigen Minuten und mit einer Hand.

Was nach der Verteilung kommt

Die Zimmerverteilung ist die Arbeit des Morgens. Ab hier arbeitet der Teamleiter unter Prüfen: Welche Zimmer sind fertig, welche warten auf die Kontrolle, und was muss noch einmal zurück. Diesen Teil des Tages beschreibt die Anleitung zur Zimmerkontrolle und Qualitätssicherung, die auch erklärt, wie die Kontrolle pro Hotel eingerichtet wird.

Die Zimmerliste, auf die der Teamleiter morgens wartet, stammt aus dem Export eines Hotels aus Oracle Opera Cloud, den die Anleitung zur Einrichtung beschreibt. Alles auf dieser Seite gehört zum Pro-Tarif. Er kostet 199 € pro Hotel und Monat, im Jahresabo 169 € pro Monat, ohne Einrichtungsgebühr.