Personal, Schichten und Dienstplan vom Telefon aus führen

Dienstplan und Schichten in einer Housekeeping-App führen

Die Zimmerverteilung ist der sichtbare Teil der Teamführung. Der andere Teil ist das Team selbst: Wer wird eingestellt, wer arbeitet an welchem Tag, wessen Stunden werden freigegeben, und was zeigt der Nachweis, wenn ein Hotel nachfragt. In ARPCLEAN liegt dieser Teil hinter dem Tab Mehr in der Teamleiter-App. Dort stehen sieben Module beieinander: Mitarbeiter und Dienstplan, dann Arbeitsschichten und Buddy-Gruppen, darunter Zimmer-Audit, die Manuelle Erfassung und zuletzt der Verlauf.

Das Video oben geht die Module an einem laufenden Hotel mit 25 Beschäftigten durch. Diese Anleitung hält dieselbe Reihenfolge schriftlich fest.

Einstellung: ein QR-Code statt Papier

Neue Leute kommen über das Modul Mitarbeiter ins Team. Die Liste führt Teamleiter und Reinigungskräfte gemeinsam, und das Plus öffnet die Einladung per QR-Code. Zuerst wird die Rolle festgelegt: Eine Reinigungskraft übernimmt Zimmer, ein Prüfer darf sie zusätzlich abnehmen. Anschließend hält die neue Person ihr eigenes Telefon auf den Code und trägt Name und persönliche Daten selbst ein, genau in der Form, in der sie geführt werden sollen. Auf der Liste steht sie damit früher, als irgendein Formular das Büro erreicht.

Weil jede Person die eigenen Daten selbst pflegt, bleibt dem Teamleiter nur die Kontrolle, dass nichts fehlt. Wer laufend einstellt, druckt denselben Code als Aushang: Ein PDF mit dreizehn Sprachen auf einem Blatt kommt an die Wand, und wer es scannt, registriert sich selbst. Wie dieselben Einladungen im Admin-Panel aussehen, zeigt die Anleitung zur Einrichtung.

Der Dienstplan: sechs Zustände, eine Zeile pro Person

Der Dienstplan zeigt die Woche als Raster, eine Zeile pro Person, eine Zelle pro Tag. Jede Zelle trägt einen von sechs Zuständen: Arbeit, Öffentlicher Bereich und Frei für den Alltag, dazu Urlaub, Krank und Probezeit. Ein Stern markiert den heutigen Tag. Kurzes Tippen wechselt die häufigen Zustände, längeres Drücken öffnet die volle Auswahl.

Zwei Regeln halten den Plan verlässlich. Vergangene Tage sind gesperrt, denn der Plan ist zugleich der Nachweis über das, was wirklich stattgefunden hat. Und die kommende Woche beginnt nie bei null: Eine Kopierfunktion übernimmt die laufende Woche mit einem einzigen Tippen; anzupassen bleibt danach lediglich, wer frei hat. Jede Reinigungskraft sieht den fertigen Plan auf dem eigenen Telefon unter Mein Dienstplan.

Arbeitsschichten für alle, die keine Zimmer reinigen

Zum Team gehören auch Spüler, Kräfte für öffentliche Bereiche und Leihkräfte im Stundenlohn. Für sie gibt es die Arbeitsschichten. Eine Schicht wird einmal angelegt, mit Name, Tätigkeit, Anfangs- und Endzeit sowie einer Pause, die automatisch abgezogen wird. Danach weisen Sie die Personen Tag für Tag zu, immer einzeln, sodass auf der Karte jederzeit ablesbar ist, wer welchen Wochentag übernimmt.

Dasselbe Modul schließt auch die Stunden ab. Die Ansicht Heute trennt, wessen Freigabe noch aussteht und wessen Stunden bereits freigegeben sind. Fehlt eine Stempelzeit, gilt bei der Freigabe die geplante Zeit; wer zu früh eingestempelt hat, bekommt vorher Beginn und Ende auf die tatsächlichen Werte angepasst. So ist jede Stunde, die in die Lohnabrechnung einfließt, noch am selben Tag von jemandem bestätigt worden, der vor Ort war. Was am Monatsende daraus wird, zeigt die Anleitung zur Abrechnung.

Buddy-Gruppen: eine Zimmerliste für zwei

Manche Reinigungskräfte arbeiten zu zweit oder zu dritt. Eine Buddy-Gruppe fasst sie zu einer Einheit zusammen: Die Zimmer gehen an die Gruppe, während Zimmerzahl und Lohn automatisch auf die einzelnen Personen aufgeteilt werden. Beim Anlegen wählen Sie die Mitglieder aus; neben jedem Namen stehen die heutigen Zimmer und die Arbeit im Zimmer, sodass sichtbar ist, was die Gruppe übernimmt. Auflösen trennt die Gruppe wieder, und neue Aufgaben laufen ab dann erneut über jede Person einzeln. Bereits Erledigtes bleibt unberührt.

Zimmer-Audit: die Spur hinter jedem Zimmer

Fragt das Hotel, wer ein Zimmer gereinigt hat, wann es fertig war und wer es abgenommen hat, liefert das Zimmer-Audit die Antwort als Zeitleiste. Bei einer Abreise können fünf Ereignisse untereinander stehen: der Eingang aus dem PMS am Morgen, die Verknüpfung einer Zusatzleistung, die Zuweisung durch den Teamleiter, die Fertigmeldung der Reinigungskraft und die Abnahme durch den Prüfer. Bei einem eilig markierten Zimmer stehen Urheber und Uhrzeit dabei. Jedes Ereignis trägt Name und Uhrzeit, Zusatzleistungen führen dieselbe Spur auf einem eigenen Tab, und das grüne Zeichen oben zeigt, wie frisch der letzte Abgleich ist.

Manuelle Erfassung: Hotels ohne PMS

Manche Hotels schicken statt eines Task Sheets eine Liste per WhatsApp, andere gar nichts Verlässliches. Die Manuelle Erfassung sorgt dafür, dass diese Arbeit trotzdem im selben System landet wie alles andere. Im Tagesmodus wählen Sie eine Person, fügen einen Serviceplan hinzu und tragen je Plan eine Menge ein. Ein Serviceplan kennt bereits die Arbeitsminuten und den Preis, den das Hotel dafür zahlt; ein manueller Eintrag fließt deshalb genauso in Rechnung und Lohnabrechnung ein wie eine importierte Aufgabe. Der Wochenmodus macht dasselbe für sieben Tage auf einmal: Plan wählen, Woche wählen, dann pro Person und Tag ein Feld ausfüllen. Eine ganze Teamwoche ist so in wenigen Minuten erfasst.

Verlauf: jeder Tag bleibt beantwortbar

Der Verlauf ist die Lese-Seite von allem darüber. Nach der Wahl eines Datums stehen oben die Summen des Tages: Abreisen, Bleiben, übersprungene Zimmer, Nicht Stören und Ablehnungen, daneben Zimmerzahl und Zahl der eingesetzten Reinigungskräfte. Darunter schlüsselt die Karte jeder Person denselben Tag Zimmer für Zimmer auf. Manuelle Einträge stehen mit einem lila M neben den App-Aufgaben, und beide zusammen ergeben die Gesamtsumme. Übersprungene und abgelehnte Aufgaben fallen nie aus dem Nachweis heraus. Kommt Monate später eine Rückfrage vom Hotel, von der Firma oder von einer Reinigungskraft, steht die Antwort schon da.