Den Housekeeping-Tag planen und verfolgen

Zimmerstatus in Echtzeit für das ganze Hotel

Das Hotel Operations Panel ist der Bildschirm, den die Housekeeping-Leitung über den Tag hinweg geöffnet lässt. Im gezeigten Hotel stehen dort rund zweihundert Reinigungsaufgaben für einen einzigen Tag, und keine davon wurde von Hand angelegt.

Die Aufgaben stammen aus einer einzigen E-Mail. Das PMS des Hotels schickt jeden Morgen ein Task Sheet an ARPCLEAN, und für jedes Zimmer darauf entsteht eine Aufgabe. Ist die Anbindung noch nicht eingerichtet, zeigt der eingebaute Guide auf derselben Seite, wie der Versand aus Oracle Opera Cloud eingestellt wird. Zwei weitere Berichte kommen auf demselben Weg an: die In-Room-Services aus den PMS-Traces, etwa ein Schlafsofa oder ein Babybett, und die Liste der Zimmer, die das PMS als Rush führt. Jeder dieser Berichte ist ein eigener Import. Wer die Berichte einmal in Opera als Zeitplan hinterlegt, bekommt sie stündlich, ohne dass jemand daran denken muss.

Aufgabenliste nach Etage, nach Person und nach Ausnahmen

In der Aufgabenliste spielt sich der Arbeitstag ab. Die Etagenansicht führt jedes Zimmer mit Reinigungstyp, aktuellem Status und der zuständigen Reinigungskraft. Die MA-Ansicht dreht dieselben Daten um und zeigt den Tag pro Person. Das ist die Ansicht, die Sie brauchen, wenn eine Kraft kurzfristig ausfällt.

Drei weitere Reiter heben hervor, was Aufmerksamkeit braucht:

1. Ausnahmen sammelt die Fälle, die eine Entscheidung verlangen, zum Beispiel einen anreisenden Gast, dessen Zimmer noch nicht bereit ist.
2. In-Room führt die zusätzlichen Leistungen des Tages auf, jedes Schlafsofa und jedes Babybett als eigene Aufgabe.
3. PMS Sync zeigt, welche gereinigten Zimmer bereits an das PMS gemeldet wurden und bei welchen die Meldung noch aussteht.

Zimmeraktionen für Rush, Bitte nicht stören und abgelehnten Service

Jedes Zimmer der Liste öffnet sich in einem Seitenpanel mit Zimmerdaten, Reservierung, laufender Aufgabe und der Person, die daran arbeitet. Darunter liegt der Bereich Aktionen. Von hier aus markieren Sie ein Zimmer als vom Hotel gereinigt, setzen einen Rush, erfassen Bitte nicht stören oder einen abgelehnten Service oder überspringen die Reinigung für diesen Tag. Jede Aktion ist ein einzelner Klick.

Das Menü richtet sich nach dem Zimmer. Ein Abreisezimmer, für das später am Tag eine Anreise erwartet wird, zeigt andere Einträge: Ankunftszeit setzen, Reinigung auf morgen verschieben oder das Zimmer neu reinigen lassen. Einträge, die für dieses Zimmer keinen Sinn ergeben, erscheinen gar nicht erst.

Im selben Panel hinterlegen Sie die Notiz an die Reinigungskraft. Eine Notiz trägt eine Priorität, lässt sich auf mehrere Zimmer zugleich anwenden und kann über einen QR-Link Fotos enthalten. Öffnet die Reinigungskraft die Notiz auf ihrem Telefon, steht der Text bereits in ihrer eigenen Sprache.

Übertrag, Issues und Fundsachen

Zimmer, die gestern nicht fertig wurden, landen im Übertrag und warten dort auf eine Entscheidung, statt aus der Liste zu verschwinden. An einem guten Tag ist dieser Reiter leer.

Unter Issues meldet das Team, was bei der Reinigung auffällt, etwa einen gebrochenen Stuhl oder eine flackernde Lampe. Jede Meldung wird von offen bis gelöst verfolgt. Die Fundsachen erfassen jedes Stück, das in einem Zimmer zurückbleibt, ordnen es einer Kategorie zu, vermerken die Verwahrung und markieren Wertsachen.

Tagesbericht und Monatsbericht

Der Tagesbericht beginnt mit Übersichtskarten zu Zimmern, Abreisen, Bleiben und In-Room-Services sowie dem Fortschritt der Reinigung. Ein anderer Tag ist einen Klick entfernt. Die Karten dienen zugleich als Filter, sodass ein Klick die Tabelle auf die Abreisen eingrenzt. Welche Spalten der Bericht zeigt, schalten Sie selbst ein oder aus. Am Ende des Tages exportieren Sie den Bericht als PDF oder Excel.

Der Monatsbericht zeigt dasselbe Bild für den gesamten Monat, nach Zimmertyp und nach Service, Tag für Tag. Diese Zahlen greifen Reinigungsfirma und Hotel später wieder auf, wenn die Abrechnung und die Lohnabrechnung erstellt werden.

Dashboard-Links: das Live-Board für die Rezeption ohne eigenes Konto

Die Rezeption braucht kein Konto in ARPCLEAN, um die Etage zu verfolgen. Ein Dashboard-Link wird mit einem Namen, einer Laufzeit und einem Satz von Berechtigungen angelegt. Die Berechtigungen legen fest, was die Rezeption ändern darf: ein Zimmer rushen, eine Reinigung überspringen oder den Reinigungstyp wechseln. Sie kopieren den Link und geben ihn weiter. Die Rezeption sieht daraufhin jedes Zimmer mit Typ und Status, live und ohne Anmeldung.

Das Board ist mehr als eine Anzeige. Ein Tipp auf ein Abreisezimmer bietet den Wechsel auf Stay oder einen Rush an. Ein Stay-Zimmer bietet zusätzlich die Option, die heutige Reinigung zu überspringen, weil der Gast bleibt. Bei einem fertigen Zimmer bleibt eine Option übrig: die Reinigung von morgen überspringen. Sie selbst können den Link jederzeit verlängern, das Token erneuern oder den Link abschalten.

Hotelpersonal, Reinigungsteam und Rollen

Zwei Gruppen arbeiten am selben Tag, und das Panel hält sie auseinander. Unter Hotelpersonal stehen die eigenen Leute des Hotels: Manager, Supervisor, Front Office. Eine neue Kollegin laden Sie per E-Mail ein, mit Rolle und Sprache. Die Einladung kommt in dieser Sprache an, mit einem fertigen Text, den Sie vorher anpassen können.

Die Liste Reinigungsteam gehört der Reinigungsfirma. Sie pflegt diese Konten im eigenen Admin-Panel, sodass auf der Hotelseite kein Aufwand entsteht. Das Hotel sieht nur zu: wer gerade auf der Etage arbeitet, und in welchem Zimmer. Reinigt ein Hotel mit eigenem Personal, gehört ihm dieses Admin-Panel ebenfalls. Unter Rollen stehen Hotelrollen und operative Rollen nebeneinander, und beim Öffnen einer Rolle sehen Sie, wer sie innehat.

Wo die Einstellungen hinter dem Tag liegen

Hinter jedem Verhalten des Panels steht eine Einstellung: die Reinigungstypen, die ein Hotel verwendet, die Zeitfenster für den PMS-Import, die Prioritätsprofile, die über die Reihenfolge der nächsten Reinigungen entscheiden, und die Regeln der Zimmerkontrolle, die bestimmen, wann ein Zimmer als fertig gilt. Für Opera sind diese Einstellungen vorkonfiguriert. Die unten verlinkte Tour durch die Einstellungen zeigt sie einzeln.

Das meiste, was das Panel leistet, also Zuweisen, Verfolgen und den Tag abschließen, steht dem Team auch in der mobilen App zur Verfügung. Alles davon gehört zum Pro-Tarif. Er kostet 199 € pro Hotel und Monat, im Jahresabo 169 € pro Monat. In der 30-tägigen Testphase sind alle beschriebenen Bildschirme geöffnet.