Housekeeping-Daten aus Oracle Opera Cloud exportieren

Opera Cloud Task Sheet Report exportieren

Für die Einrichtung eines Hotels in ARPCLEAN benötigen Sie drei XML-Berichte aus Oracle Opera Cloud. Sie können jeden Bericht per E-Mail übermitteln oder von Hand hochladen. Eine Kreditkarte, ein Verkaufsanruf oder ein Einrichtungsprojekt ist dafür nicht erforderlich.

Die drei XML-Berichte

Die drei Berichte erfüllen unterschiedliche Aufgaben:

1. cf_roomtypes.XML enthält die Zimmertypen des Hotels. ARPCLEAN verwendet diese Angaben als Grundlage für die Reinigungspläne.
2. cf_rooms.XML enthält die Zimmernummern, Etagen und die Zuordnung jedes Zimmers zu einem Zimmertyp. Zusammen mit cf_roomtypes.XML bildet diese Datei die Zimmerstruktur des Hotels ab.
3. task_sheet_report.XML enthält die Aufgaben des jeweiligen Tages. Dazu gehören Check-ins, Check-outs, Verlängerungen und Sonderwünsche wie ein Zustellbett oder das Auffüllen der Minibar.

cf_roomtypes.XML und cf_rooms.XML importieren Sie einmal bei der Ersteinrichtung. task_sheet_report.XML läuft danach jeden Tag. ARPCLEAN erstellt daraus die Aufgabenliste, ohne dass Ihr Team Daten ausdrucken, nach Etagen sortieren oder von Hand übertragen muss.

Was das Task Sheet in Opera Cloud ist und wie Sie es exportieren

Ein Task Sheet ist in Opera Cloud die Tagesliste einer Zimmerreinigungskraft: die Zimmer, besondere Hinweise und die Reservierungsdaten zu jedem Zimmer. Oracle führt die Task Sheets unter Inventory, dann Room Management, dann Task Sheets. Der genaue Menüpfad weicht je nach Opera-Cloud-Version leicht ab. Mit Auto Generate Task Sheets erstellen Sie die Listen des Tages nach Ihren Regeln, unter Manage Task Sheets öffnen, ändern oder drucken Sie sie.

ARPCLEAN liest den Task Sheet Report als XML-Datei mit dem Namen task_sheet_report.XML. Berichte in Opera Cloud lassen sich neben PDF auch als XML ausgeben und statt an einen Drucker an eine E-Mail-Adresse senden. Ist in Opera Cloud der Report Scheduler aktiviert, wiederholt Schedule Report diesen Versand in einem festen Intervall. Sie richten das einmal mit der @arpclean.com-Adresse des Hotels ein, und der Task Sheet Report liegt jeden Morgen vor, bevor die erste Reinigungskraft anfängt.

Aus jedem Zimmer im Bericht übernimmt ARPCLEAN Zimmernummer, Zimmertyp und Etage, den Housekeeping-Status (sauber oder schmutzig), den Front-Office-Status (belegt oder frei), den Reservierungsstatus wie Bleiber oder Abreise, An- und Abreisedatum, die erwartete Abreisezeit und einen Late Check-out, wenn er in den Zimmerinformationen steht. Daraus ergibt sich, welche Reinigung jedes Zimmer heute braucht. Dieselbe Datei enthält auch Gästedaten, genau wie das ausgedruckte Blatt. Was ARPCLEAN mit diesen Daten macht, lesen Sie auf einer eigenen Seite.

Per E-Mail schicken oder von Hand hochladen

Für jeden der drei Berichte stehen zwei Übertragungswege zur Verfügung. Sie können die XML-Datei per E-Mail an die eigene @arpclean.com-Adresse des Hotels senden. Diese Adresse sehen Sie auf dem Aktivierungsbildschirm, sobald Sie das Hotel angelegt haben. ARPCLEAN erkennt den Bericht am Dateinamen und importiert ihn. Die Reihenfolge der eingehenden Dateien spielt dabei keine Rolle.

Alternativ laden Sie dieselbe Datei von Hand in ARPCLEAN hoch. Sie entscheiden für jede Datei einzeln, welchen Weg Sie verwenden. Für den täglichen Betrieb eignet sich der Versand per E-Mail, wenn Opera Cloud den Task Sheet Report automatisch verschickt. Das Hochladen von Hand bleibt unabhängig davon verfügbar.

Schickt Opera Cloud den Bericht im Laufe des Tages noch einmal, werden die Zimmer, die schon auf der Tagesliste stehen, aktualisiert und nicht doppelt angelegt. Ein Bericht mit dem Datum eines vergangenen Tages wird abgelehnt. Die Datei von gestern kann den heutigen Tag also nicht überschreiben.

Task Assignment: Zimmerzuteilung in Opera Cloud oder per Smartphone

Opera Cloud teilt die Zimmer selbst zu. Auto Generate Task Sheets verteilt sie auf eine Anzahl von Reinigungskräften, begrenzt jedes Blatt auf eine Höchstzahl an Credits und trennt die Listen auf Wunsch nach Etage, Sektion oder Gebäude. Zimmer, die nirgends hineinpassen, landen auf einem eigenen Blatt, das jemand von Hand vergibt. Das Ergebnis wird ausgedruckt und verteilt. Fällt morgens jemand aus, muss jemand Zimmer von einem Blatt auf ein anderes verschieben.

ARPCLEAN übernimmt die Zimmer aller Task Sheets im Bericht und führt sie zu einer Tagesliste zusammen. Welche Reinigungskraft Opera welchem Blatt zugeordnet hat, wird nicht übernommen. Die Zuteilung erledigt der Teamleiter auf seinem Smartphone: Er bestätigt, wer zur Schicht gekommen ist, und vergibt die Zimmer einzeln, reihenweise oder etagenweise an eine Person oder ein Zweierteam. Neben jedem Namen sieht er, wie viele Zimmer diese Person heute schon hat. Die zugeteilten Zimmer erscheinen sofort auf dem Smartphone der jeweiligen Reinigungskraft.

Das Hotel kann seine Task Sheets also weiter so erstellen wie bisher oder nur ein einziges Blatt für das ganze Haus ausgeben. Bei ARPCLEAN kommt in beiden Fällen dieselbe Zimmerliste an. In einem Hotel mit 209 Zimmern ist die Morgenverteilung in wenigen Minuten erledigt. Wie das Schritt für Schritt aussieht, zeigt die Anleitung zur Zimmerverteilung.

Das Team kommt per Einladung in ARPCLEAN

Opera Cloud stellt keinen Mitarbeiter- oder Personalexport bereit. Die Daten Ihrer Reinigungskräfte, Teamleiter und Kontrolleure werden daher nicht aus dem PMS übernommen. Sie laden den Teamleiter direkt in ARPCLEAN ein. Er kann anschließend sein Team einladen. Den Housekeeping-Manager laden Sie ebenfalls ein. Er kann danach den täglichen Bericht task_sheet_report.XML aus Opera Cloud übermitteln.

Neue Mitarbeiter und ausgeschiedene Mitarbeiter verwalten Sie direkt in ARPCLEAN. Änderungen im Team sind damit unabhängig von den Berichten aus Opera Cloud.

Housekeeping Credits und tatsächliche Reinigungszeiten

Opera Cloud verteilt den Arbeitsaufwand des Tages über Housekeeping Credits. Je nach Einstellung des Hotels kommen die Credits eines Zimmers vom Zimmer selbst, aus der Aufgabenplanung oder aus den Zimmer-Credits, gewichtet nach der Aufgabe. Erweiterte Credit-Regeln rechnen Wege zwischen den Zimmern und Sonderwünsche hinzu. Credits sind eine Planungsgröße. Sie gleichen die Listen aus, aber niemand prüft sie hinterher gegen die tatsächlich gebrauchte Zeit.

ARPCLEAN übernimmt die Credit-Werte aus dem Bericht nicht, sie bleiben in Opera Cloud. An ihre Stelle treten zwei Dinge:

1. Eine geplante Arbeitszeit je Zimmertyp und Reinigungsart, die Sie unter Service Plans hinterlegen. Eine Abreisereinigung in der Suite und eine Bleiberreinigung im Standardzimmer haben jeweils ihren eigenen Wert, und daraus lässt sich der Lohn pro Zimmer berechnen. Mehr dazu steht in der Anleitung zu Abrechnung und Stundenerfassung.
2. Die Zeiten, die tatsächlich angefallen sind. Beginnt und beendet eine Reinigungskraft ein Zimmer auf dem Smartphone, werden beide Zeitpunkte gespeichert. Der Tagesbericht zeigt Beginn und Ende neben jedem Zimmer, und bei einem Zimmer in Arbeit sehen Sie, wie lange es schon offen ist.

So haben Sie echte Reinigungszeiten, an denen Sie die geplanten Werte messen können, statt eines Credit-Werts, den jemand bei der Einführung des Hotels festgelegt hat.

Housekeeping Board und Berichte

Das Housekeeping Board finden Sie in Opera Cloud unter Inventory, dann Room Management. Es zeigt jedes Zimmer als sauber oder schmutzig, je nach Einstellung auch als inspiziert, Pickup, Out of Service oder Out of Order. An diesem Bildschirm prüft die Rezeption, ob sie einen Schlüssel ausgeben kann.

ARPCLEAN führt für die Reinigung ein eigenes Live-Board. Das Hotel Operations Panel zeigt den Tag nach Etage oder nach Reinigungskraft und ändert sich, sobald Zimmer begonnen, beendet und kontrolliert werden. Die Rezeption kann über einen Dashboard Link ohne eigenes Konto mitlesen. Der Tagesbericht bietet Übersichtskarten, Beginn und Ende je Zimmer und einen Export als PDF oder Excel. Der Monatsbericht zeigt dasselbe Tag für Tag. Alle diese Ansichten stellt die Anleitung zu Zimmerstatus und Tagesplanung vor.

ARPCLEAN schreibt keine Zimmerstatus nach Opera Cloud zurück. Der Reiter PMS Sync listet alle fertigen und kontrollierten Zimmer auf, getrennt nach Zimmern, die noch in Opera eingetragen werden müssen, und bereits gemeldeten Zimmern. Wer das Housekeeping Board pflegt, arbeitet so mit einer einzigen Liste.

Testphase, Kosten und weitere Hotels

Beginn und Bedingungen der Testphase

Die 30-tägige Testphase beginnt mit dem ersten erfolgreichen Import einer Datei namens task_sheet_report.XML. Die Anmeldung, das Anlegen des Hotels und das Einladen des Teams lösen die Testphase noch nicht aus. Auch die Vorbereitung des Exports auf der Seite von Opera Cloud zählt nicht als Beginn.

Während der Testphase sind alle Funktionen freigeschaltet. Zum Start benötigen Sie keine Kreditkarte, und ohne hinterlegte Zahlungsmethode wird am Ende nichts abgebucht. Einen kostenlosen Dauertarif gibt es nicht. Nach Ablauf der Testphase entscheiden Sie, ob Sie einen kostenpflichtigen Tarif buchen.

Kosten im Vergleich zu einer klassischen Integration

Eine klassische Opera-Cloud-Integration kostet üblicherweise 2.000 bis 10.000 € für die Einrichtung. Hinzu kommen die Abstimmung mit dem Anbieter und die technische Umsetzung. Beim Austausch der drei XML-Berichte entfällt dieses Integrationsprojekt. ARPCLEAN verlangt keine Einrichtungsgebühr.

Nach der Testphase gelten für jedes weitere Hotel, das Sie auf demselben Weg per XML anbinden, dieselben Konditionen, ohne neues Einrichtungsprojekt und ohne gesonderte Verhandlung. Aktuelle Preise ansehen.

Weitere Hotels nach demselben Ablauf anbinden

Sie richten jedes weitere Hotel mit denselben drei Berichten ein. Aus dem jeweiligen Opera-Cloud-Objektcode exportieren Sie cf_roomtypes.XML und cf_rooms.XML einmal für die Zimmerstruktur. Danach übermitteln Sie task_sheet_report.XML täglich für den laufenden Betrieb.

Jedes Hotel erhält eine eigene @arpclean.com-Adresse. Dadurch bleiben die Berichte auch bei mehreren Hotels eindeutig dem richtigen Betrieb zugeordnet. Alternativ können Sie die Dateien weiterhin pro Hotel von Hand hochladen.