Reinigungsfirma einrichten und Mitarbeiter einladen

Reinigungskräfte in die ARPCLEAN-App einladen

Die Einrichtung einer Reinigungsfirma in ARPCLEAN erledigen Sie ohne Verkaufsgespräch, ohne Implementierungsprojekt und ohne Kreditkarte. Sie legen das Unternehmen im Browser an, fügen das erste Hotel hinzu und laden anschließend die Personen ein, die dort arbeiten. Die mobilen Apps kommen danach zum Einsatz, im Tagesbetrieb. Die Einrichtung selbst findet vollständig im Web statt.

Anmeldung und erste Auswahl

Der Ablauf beginnt auf arpclean.com über die Schaltfläche „Jetzt starten" oben rechts. Ein Passwort ist nicht nötig: Sie melden sich mit einem Google-, Apple- oder Microsoft-Konto an oder fordern einen Magic Link per E-Mail an.

Danach unterscheidet ARPCLEAN zwei Fälle. Wenn Ihre Vorgesetzten Sie bereits angelegt oder Ihnen einen Einladungscode gegeben haben, wählen Sie „Ihrem Team beitreten", tragen den Code ein und sind fertig. Wenn Sie das Unternehmen selbst aufbauen, wählen Sie „Unternehmen erstellen". Diese Anleitung folgt dem zweiten Weg.

Das Unternehmen in vier Schritten anlegen

Der Assistent fragt nur das Nötigste ab.

1. Der Firmenname. Für einen Reinigungsdienstleister ist das der Name des Betriebs. Ein Hotel, das sein Housekeeping mit eigenem Personal organisiert, trägt hier den Hotelnamen ein; die weiteren Schritte sind in beiden Fällen gleich.
2. Die Anzahl der Hotels, mit denen Sie arbeiten. Diese Angabe ist unverbindlich und dient nur dazu, einen passenden Tarif vorzuschlagen.
3. Das erste Hotel. Erforderlich ist nur der Hotelname; die Adresse können Sie weglassen. Weitere Hotels ergänzen Sie später jederzeit.
4. Das PMS des Hotels. Oracle Opera Cloud ist sofort aktiv. Protel, Clock und weitere Systeme sind als demnächst verfügbar gelistet. Wählen Sie eines davon, meldet sich ARPCLEAN innerhalb von 24 Stunden und übernimmt die Anbindung kostenlos innerhalb einer Woche.

Auf dem ersten Schritt gibt es außerdem ein Feld für einen Partnercode. Wer einen hat, verlängert damit die kostenlose Testphase.

Das Hotel-Postfach und die drei Opera-Berichte

Nach dem letzten Schritt ist das Hotel aktiv und besitzt ein eigenes Postfach mit einer eindeutigen Adresse. Über diese Adresse gelangen die Berichte aus dem PMS nach ARPCLEAN und werden direkt nach dem Eingang verarbeitet.

Drei Berichte spielen dabei eine Rolle, und die Anleitung zum Opera Cloud Task Sheet Report beschreibt jeden davon im Detail. cf_roomtypes.XML und cf_rooms.XML bilden die Zimmerstruktur ab und werden einmal gesendet, danach nur bei Änderungen am Hotel. task_sheet_report.XML enthält die Aufgaben des Tages und trifft deshalb jeden Morgen neu ein. Die Aktivierungsseite hakt jeden Bericht ab, sobald er ankommt. Sind alle drei da, läuft das Hotel.

Zu jedem Schritt gehört eine kurze eingebaute Anleitung für alle, die noch nie einen Bericht aus Opera exportiert haben. Betreut im Hotel eine andere Person das PMS, delegieren Sie den Export: Sie tragen ihre E-Mail-Adresse ein, und sie erhält die Anleitung zusammen mit der Postfachadresse des Hotels. Ein eigener ARPCLEAN-Zugang ist dafür nicht erforderlich.

Die 30-tägige Testphase beginnt mit dem ersten Task-Sheet-Import, nicht mit der Anmeldung. Das Anlegen des Unternehmens, die Einladungen und die Wartezeit auf eine PMS-Anbindung kosten keinen einzigen Testtag.

Zwei Personengruppen unter Benutzer

Bereits auf der Aktivierungsseite laden Sie einen Housekeeping-Manager und einen Teamleiter ein, jeweils mit der passenden Rolle. Beide bekommen per E-Mail alles, was sie zum Start benötigen. Alle weiteren Personen können Sie später über die Admin-Panels nachholen. Dort zeigt das Menü Benutzer im Hotel Admin Panel zwei getrennte Listen.

Hotelpersonal ist das Team des Hotels selbst: Hotelmanager, Housekeeping-Manager, HK-Supervisor, Front Office. Das Hotel pflegt diese Liste auch über sein Operations Panel, doch den Anfang muss jemand machen. Laden Sie einen Housekeeping-Manager ein, und diese Person kann die übrigen Hotelrollen selbst nachziehen. Kennen Sie das ganze Team schon, laden Sie alle auf einmal ein.

Mitarbeiter sind Ihre eigenen Leute: Reinigungskräfte, Inspektoren und Teamleiter. Diese Liste verwaltet ausschließlich die Reinigungsfirma. Pro Hotel ist mindestens ein Teamleiter nötig, denn der Teamleiter verteilt die Aufgaben des Tages, während die Hotelrollen den Überblick behalten. Ein Hotel darf auch mehrere Teamleiter haben, etwa einen für drei Wochentage und einen zweiten für den Rest der Woche. Ist ein Teamleiter erst einmal angemeldet, lädt er die übrigen Kräfte von seinem Handy aus selbst ein. Alternativ übernehmen Sie das weiterhin im Admin Panel.

Einladen per E-Mail oder mit Code

Beide Listen verwenden denselben Einladungsdialog mit zwei Wegen. Bei der Einladung per E-Mail bekommt die Person einen Link zugeschickt. Bei der Einladung mit Code erhalten Sie einen kurzen Code, einen QR-Code und einen einmaligen Link, den Sie der Person direkt weitergeben. Diese Person loggt sich im Browser oder in der App ein, trägt den Code ein, und damit ist ihr Onboarding abgeschlossen. Der Code gilt nur einmal und läuft automatisch ab.

Hotelpersonal kann in einer Einladung mehrere Rollen erhalten. Ein Mitarbeiter bekommt genau eine, zum Beispiel Teamleiter. In beiden Fällen legen Sie die Sprache fest, in der die Einladung und später die App erscheinen; voreingestellt ist die Hotelsprache.

Der Reiter Einladungen führt alle versendeten Einladungen mit dem Status ausstehend, angenommen, abgelaufen oder widerrufen. Bei einem verlorenen Code erzeugen Sie in derselben Zeile einen neuen. Ging eine Einladung an die falsche Person, widerrufen Sie sie, und der alte Code verliert sofort seine Gültigkeit.

Stundensätze und Rollen nach der Einladung

Der Stundenlohn hat in ARPCLEAN drei Ebenen: den Unternehmensstandard, einen optionalen Satz pro Hotel und zuletzt einen Sondertarif pro Person. Einen Teamleiter mit höherem Satz oder eine neue Kraft mit abweichendem Lohn hinterlegen Sie unter Sondertarife einzeln und ab einem gewählten Datum. Wer keinen Eintrag hat, bleibt beim Standard. Zum Monatsende blenden Sie mit einem Filter nur die Personen mit Sondertarif ein und prüfen sie auf einen Blick. Wie aus diesen Sätzen Rechnung und Lohnabrechnung entstehen, zeigt die Anleitung zu Abrechnung und Lohn.

Die Seite Rollen ist die Übersicht: was jede Rolle tut, ob sie im Browser oder in der App arbeitet und welche Personen sie gerade innehaben. Dort können Sie eine Person aus einer Rolle entfernen. Das Hinzufügen läuft immer über eine Einladung.

Für die Einrichtung des Unternehmens, die Aktivierung des Hotels und die Einladungen fällt keine zusätzliche Gebühr an. Sie gehören zum Pro-Tarif für 199 € pro Hotel und Monat, im Jahresabo 169 € pro Monat, unabhängig davon, wie viele Personen ein Hotel braucht.