E-Rechnung ab 2027: Was Reinigungsfirmen und Hotels zur Ausstellungspflicht prüfen sollten

Für Unternehmen in Deutschland beginnt am 1. Januar 2027 die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht. Nach Angaben des ZDH müssen Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Vorjahr ab diesem Tag E-Rechnungen ausstellen^[1]. Die Pflicht betrifft in der Regel Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland, und es gibt Ausnahmen, etwa für Kleinbeträge. Damit kann sie auch Gebäudereinigungsfirmen treffen, die Hotels ihre Leistungen monatlich in Rechnung stellen, sowie die Buchhaltung der Hotels, die diese Rechnungen verarbeitet.

Die Stufen im Überblick

• Empfang: Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen^[1]. Die IHK Berlin nennt denselben Stichtag^[3].
• Übergang bis Ende 2026: Nach Angaben der Handwerkskammer Berlin ist der Versand von Papierrechnungen bis Ende 2026 noch zulässig^[2].
• 2027: Firmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz müssen ihren B2B-Rechnungsversand laut Handwerkskammer Berlin dann vollständig auf E-Rechnungen umgestellt haben^[2]. Ob eine einzelne Rechnung darunter fällt, hängt zusätzlich von der Art des Umsatzes ab.
• 2028: Ab dem 1. Januar 2028 wird die Ausstellungspflicht laut ZDH grundsätzlich auf alle Unternehmen ausgeweitet, ausgenommen sind unter anderem Kleinunternehmer nach § 19 UStG^[1]. Weitere Ausnahmen können greifen.
• EDI: Für Rechnungen über EDI-Verfahren nennt der ZDH eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027^[1]. Unter welchen Bedingungen das für Ihre Abrechnung gilt, klären Sie mit Ihrem Geschäftspartner und Ihrer Steuerberatung.
• Kleinbeträge: Rechnungen bis 250 Euro brutto dürfen weiterhin als sonstige Rechnung erstellt werden^[1].

Was als E-Rechnung zählt

Eine PDF-Datei per E-Mail reicht nicht. Bildhafte Formate wie PDF gelten nicht als E-Rechnung^[1]. Laut ZDH muss das strukturierte Format der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder eine der daneben zugelassenen Anforderungen erfüllen^[1]. In Deutschland werden vor allem XRechnung und das hybride ZUGFeRD verwendet^[2]. Auf der Empfängerseite müssen Betriebe elektronische Rechnungen annehmen, lesen und aufbewahren können^[2].

Was das für die Abrechnung zwischen Hotel und Reinigungsfirma bedeutet

Die Monatsrechnung einer Reinigungsfirma beruht meist auf einem Leistungsnachweis mit gereinigten Zimmern, Stunden oder Sonderleistungen. Wenn die Pflicht für die Firma greift, muss aus diesen Daten eine strukturierte Rechnung entstehen, nicht mehr nur ein Dokument zum Ausdrucken. Wie Zimmerlisten oder Stundennachweise künftig zur Rechnung gehören, sollten Hotel und Dienstleister gemeinsam festlegen. Ob und ab wann die Pflicht für Ihr Unternehmen gilt und welche Ausnahmen greifen, prüfen Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung. Dieser Beitrag ist keine Steuerberatung und bezieht sich nur auf den B2B-Verkehr in Deutschland.

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Was bedeutet das für Housekeeping?

Für Reinigungsfirmen

• Umsatzgrenze und Ausnahmen: Prüfen Sie mit Ihrer Steuerberatung, ob Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag und welche Ihrer Rechnungen ab 1. Januar 2027 unter die Pflicht fallen.
• Rechnungsprogramm: Klären Sie mit Ihrem Anbieter, ob Ihr Programm Rechnungen im geforderten strukturierten Format erzeugen kann, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD.
• Leistungsnachweis: Stimmen Sie mit jedem Hotel ab, wie Zimmer- und Stundennachweise der Monatsrechnung künftig beigefügt werden.

Für Hotels

• Eingang: Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltung E-Rechnungen von Dienstleistern annehmen, lesen und archivieren kann.
• Monatsabgleich: Legen Sie mit Ihrer Reinigungsfirma fest, wie Leistungsnachweis und strukturierte Rechnung zusammen geprüft werden.

Mit dem Hotel abrechnen und Reinigungskräfte bezahlen
Preise pro Zimmer, erfasste Stunden und die Rechnung, die daraus entsteht.

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